一、收文处理
1、及时签收、拆封与清点文件。
2、做好文件分类和收文登记。严格按照收文登记项目逐项登记，不得漏项，文件标题不能删减。无标题文件要登记内容摘要，对内容的概括要准确，登记编号不得出现重号或跳号。
3、及时提出文件拟办意见并送处长批示后传阅。
4、做好承办件在承办过程中的查询督促工作，并进行处理结果登记。
二、发文处理
1、拟稿人应根据学院党委行政的决定（议）或处务工作要求草拟文稿并予打印。
2、以学院名义下发文件的应经由院办审核签字，并送交学院领导签发。
3、以人事处名义下发的文稿统一交由分管副处长核稿，由处长签发。
4、做好发文登记。
三、文件管理
1、切实做好文件在收、发、保管过程中的保密工作。
2、年终应根据文件的不同类别进行分类登记，并将文件整理、装订成册，以方便使用，严防文件丢失。
3、借阅文件要手续清楚，做好登记。
4、对须收回文稿应在规定时间内收回。